Hoe voorkom ik dat iedereen de mailadressen kan zien?

Sabina vroeg me hoe ze een mail naar meerdere contactpersonen tegelijk kan versturen. Ze vindt het niet netjes als de mailadressen voor iedereen zichtbaar zijn. Die mensen kennen elkaar niet eens. Hoe lost ze dat op?

Over CC en BCC

Standaard laat Outlook de velden Aan: en CC: zien om mail te versturen. Deze mailadressen zijn altijd voor alle geadresseerden zichtbaar. Dat kan handig zijn als iedereen elkaar kent en je zo kunt zien met wie je bijvoorbeeld mee zou kunnen rijden naar de afspraak. Maar zeker als de mensen elkaar niet kennen, is het niet netjes om hun mailadressen openbaar neer te zetten. CC staat voor Carbon Copy, uit de tijd dat we nog carbonpapier gebruikten. BCC is de afkorting voor Blank Carbon Copy, soms ook wel Blind Carbon Copy genoemd.

Er is een handige oplossing: gebruik het veld BCC. Plaats alle mailadressen in dit veld en alleen jij ziet wie de andere geadresseerden zijn. Je opent het BCC-veld door rechts op BCC te klikken. Het veld wordt onder Aan en CC geplaatst.

Het voorbeeld hierboven komt uit de nieuwe Outlook. In de klassieke Outlook klik je op Aan of CC om bij BCC te komen.

Groep contactpersonen maken

Het is niet nodig om alle mailadressen apart te typen of te selecteren, je kunt ook een groep aanmaken met daarin alle gewenste mailadressen. Die groep plaats je dan in het veld BCC.
Hoe maak je nou zo’n groep contactpersonen? Je kiest in (de nieuwe) Outlook voor Nieuwe lijst contactpersonen.

Vervolgens selecteer je uit je lijst contactpersonen de mailadressen welke aan deze groep moeten worden toegevoegd.

Undisclosed recipients

Zo’n lekkere mond vol waarbij je je afvraagt of dat ook gewoon in het Nederlands kan. Zeker! Wat dacht je van ‘Mijn mailinglijst’. Maar deze term stamt dus nog uit het tijdperk dat je geen mail kon versturen zonder dat het vak ‘Aan’ gevuld was.

Tegenwoordig kun je mail gewoon versturen terwijl alleen het vak BCC gevuld is. Er is dus geen reden meer om een fictief mailadres aan te maken.

 

Vond je deze tip handig?

Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op LinkedIn. Daar schrijf ik vaak ook korte tips. Wil je meer weten of misschien wel een training volgen? Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.