Snel geholpenDoor een Microsoft Office-expertTientallen gratis tips

Moet ik echt 400 adressen handmatig overtypen?

Judith vroeg mij raad bij het typen van een adresbestand. Ze had een adresbestand ontvangen met zo’n 400 adressen. Die stonden alleen niet keurig in een rijtje. De adresgegevens waren wél gescheiden door een punt. Moest ze deze nu echt allemaal met de hand overtypen om er een nette adreslijst van te krijgen?

Wat is er aan de hand?

Ik heb het adresbestand nagebootst. Ook al zouden vertrouwelijke gegevens veilig bij mij geweest zijn, het is nooit verstandig deze door te sturen. Ik heb dus een lijst gemaakt met zo’n 160 fictieve adressen (400 ging me nou nét wat te ver, ik had natuurlijk kunnen kopiëren en plakken).

Oplossing!

Om het geheel wat overzichtelijk te maken heb ik eerst kolom A automatisch verbreed zodat de inhoud in één oogopslag duidelijk is en kolom B vrij is.

Vervolgens typ ik (ja, ik moet echt nog wel zelf wat typen) in celadres B1 Voorletters en in celadres B2 K.H.. Wanneer ik dan in celadres B3 nog G. typ weet Excel wel wat ik bedoel. Vanaf celadres B4 laat ik de inhoud automatisch aanvullen door Flash Fill te gebruiken.

Hoe werkt dit nou als de kolom slechts gedeeltelijk gevuld moet worden zoals bij de voorvoegsels? In dit geval heb ik Excel 3 voorbeelden gegeven. In celadres C5 schreef ik van, in celadres C7 der en in celadres C11 van de. Vervolgens liet ik Excel weer zelf aanvullen.
Waar vind je de Flash Fill? Op het tabblad Gegevens in het blok Hulpmiddelen voor gegevens, zie ook onderstaand voorbeeld. Je kunt ook de toetscombinatie Ctrl+E gebruiken.

Een heel enkele keer gaat het mis. Excel raakt in de war wanneer bijvoorbeeld de straatnaam ook punten bevat zoals J. van der Haarlaan. In dit voorbeeld van 160 adressen kwam dit in totaal 3x voor. Maar het is dus wel zaak om de lijst nog even na te lopen. Je ziet het in één oogopslag.

En tenslotte? Judith maakt rij 1 vet, verwijdert kolom A en heeft een keurige adreslijst.

Vond je deze tip handig?

Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op LinkedIn of Facebook. Daar schrijf ik vaak ook korte tips. Wil je meer weten of misschien wel een training volgen? Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.

 

Deel met vrienden