Waarom zou ik taken inplannen in Microsoft Outlook?
Wanneer Jens alleen maar dácht aan taken kreeg hij het al benauwd. Hij plande zijn agenda zo in dat hij precies wist wanneer hij wat moest doen. Maar kwam toch iedere keer weer in de knoei met die deadline… Gelukkig vroeg hij mij om raad.
Wat is een taak eigenlijk?
Is een taak hetzelfde als een item in je agenda? Nee dus! Een item in je agenda heeft een vast begin- en eindpunt. Ok, de vergadering kan misschien eens iets uitlopen, maar daar kun je rekening mee houden. Maar een taak die uitloopt? Daar zul je toch iets mee moeten. Wat is een taak eigenlijk?
Dit zegt de welbekende Van Dale:
De Begrippenbank Bedrijfskunde zegt: Het geheel van verrichtingen dat nodig is om een doel te bereiken.
Er staat dus nergens een begin- of eindtijd. Je kunt ook jezelf een taak stellen. Vóór een bepaalde tijd wil je een bepaalde klus geklaard hebben. Maar dat hoeft niet in één keer achter elkaar. Daar kunnen best dagen, weken of zelfs maanden overheen gaan.
Werk dat iemand is opgelegd is nogal vaag. Er staat dan niet bij hoe lang je over dat werk mag doen. De Begrippenbank Bedrijfskunde gaat een stukje verder: om een doel te bereiken. Als dat doel bereikt is, is de taak dus volbracht.
En dát is waar Outlook je perfect mee kan helpen.
Hoe plan je een taak in?
Vermoedelijk sta je in de map E-mails of de Agenda. Dan vind je de knop Nieuwe items links bovenin. Daar vind je een nieuwe Taak.
Als je eerst het taakscherm opent zie je meteen alle taken staan en kun je meteen een nieuwe taak inplannen. Je opent het taakscherm links onderin.
Vervolgens plan je de nieuwe taak in.
Zoals je ziet is een groot deel van deze taak al volbracht. Mooi, want ik heb enkele weken tussendoor iets anders gepland dan het herzien van een e-book.
Ik word wel herinnerd wanneer de taak volbracht moet zijn.
Omdat ik mijn Outlook voor meerdere e-mailaccounts gebruik categoriseer ik mijn taken. Je kunt de naam van de categorie zelf wijzigen. Je kunt er ook een sneltoets aan toewijzen.
Vond je deze tip handig?
Jens is er nu van overtuigd dat hij beter een taak kan inplannen dan losse tijden in zijn agenda kan blokkeren. Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op LinkedIn of Facebook. Daar schrijf ik vaak ook korte tips. Wil je meer weten of misschien wel een training volgen? Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.
