Hoe voorkom ik dat iedereen de mailadressen kan zien?
Sebina vroeg me hoe ze een mail naar meerdere contactpersonen tegelijk kan versturen maar dat ze het niet netjes vindt als de mailadressen voor iedereen zichtbaar zijn. Die mensen kennen elkaar niet eens. Hoe lost ze dat op?
Over CC en BCC
Standaard laat Outlook de velden Aan: en CC: zien om mail te versturen. Deze mailadressen zijn altijd voor alle geadresseerden zichtbaar. Dat kan handig zijn als iedereen elkaar kent en je zo kunt zien met wie je bijvoorbeeld mee zou kunnen rijden naar de afspraak. Maar zeker als de mensen elkaar niet kennen, is het niet netjes om hun mailadressen openbaar neer te zetten. CC staat voor Carbon Copy, uit de tijd dat we nog carbonpapier gebruikten. BCC is de afkorting voor Blank Carbon Copy, soms ook wel Blind Carbon Copy genoemd.
Er is een handige oplossing: gebruik het veld BCC. Plaats alle mailadressen in dit veld en alleen jij ziet wie de andere geadresseerden zijn. Je opent het BCC-veld door op het Aan- of CC-veld te klikken. Hiermee open je het adresboek én de mogelijkheid iedereen een “blinde kopie” te sturen.
Groep contactpersonen maken
Het is niet nodig om alle mailadressen apart te typen of te selecteren, je kunt ook een groep aanmaken met daarin alle gewenste mailadressen. Die groep plaats je dan in het veld BCC.
Hoe maak je nou zo’n groep contactpersonen? Je kiest in Outlook voor Nieuwe groep contactpersonen.
Vervolgens selecteer je uit je lijst contactpersonen de mailadressen welke aan deze groep moeten worden toegevoegd.
Undisclosed recipients
Zo’n lekkere mond vol waarbij je je afvraagt of dat ook gewoon in het Nederlands kan. Zeker! Ik noem hem zelf “Mijn mailinglijst”. En eigenlijk gebruik je hem alleen maar omdat je vindt dat het toch een beetje slordig staat als het veld Aan niet is gevuld. Outlook verstuurt de mail ook als alleen het veld BCC gevuld is. De ontvanger merkt er sowieso niets van, die ziet alleen zijn eigen mailadres als je alleen BCC vult.
Om zo’n ‘vals’ mailadres te maken neem je de tekst uit het veld Aan (bijna letterlijk) over. Vermeld alleen wel graag je eigen mailadres in plaats van het mijne… of je moet steeds heel interessante mail versturen natuurlijk 😉 Wanneer je dit in het vak Aan typt wordt hij vanzelf ook bij je contactpersonen opgenomen. Let wel… er staat een spatie tussen Mijn mailinglijst en het openingshaakje. Vergeet ook het sluithaakje niet. Het zijn de driehoekige haakjes <> die je boven de punt en de komma vindt op het toetsenbord.
Vond je deze tip handig?
Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op Facebook of LinkedIn! Daar schrijf ik vaak ook korte tips. Wil je meer weten of misschien wel een training volgen?
Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.