Hoe maak ik een back-up van Outlook?
Je wilt een ander e-mailaccount in gebruik nemen en eigenlijk afstand nemen van het oude account. Maar er staan nog wel waardevolle mailtjes in. Je wilt een back-up.
Of je wilt een back-up maken voor de zekerheid, je weet maar nooit… van je bestanden maak je toch ook regelmatig een back-up?
Eigenlijk begin ik altijd nog een stap eerder.
Waarom wil je een back-up?
Je hebt hier vást al heel goed over nagedacht. Je wilt die mail niet kwijt… Om hoeveel mail gaat het? Wist je dat je mailtjes ook kunt opslaan? Wanneer je dan kiest voor Outlook-berichtindeling (dit is de standaardinstelling) kun je het bericht altijd weer openen met Outlook, maar er ook weer op reageren of doorsturen.
Dit is ook een handig hulpmiddel om sowieso jouw mail te ordenen. Mail hoeft niet altijd in je mailbox bewaard te worden.
Belangrijke bijlagen sla je natuurlijk al op in de daarvoor bestemde mappen. Je kunt mailtjes opslaan in één map of in de map van de betreffende projecten. Die gaan dan altijd met de gewone back-up mee.
Hoe kun je mailtjes opslaan?
Dit ligt er dus aan of je in de klassieke of de nieuwe Outlook werkt.
Klassieke Outlook
Onder Bestand | Opslaan als open je een dialoogvenster. Kies de .msg indeling zodat je makkelijk het mailtje kunt openen in Outlook, beantwoorden of doorsturen.
De nieuwe Outlook
In de nieuwe Outlook is het opslaan van een bericht verstopt. Je opent het bericht, vervolgens klik je op de 3 puntjes in de rechter bovenhoek. Scrol naar beneden in de lijst totdat je bij Opslaan als komt en kies dan Opslaan als MSG. Nu kies je weer de map waar je het bericht wilt opslaan.
Een back-up maken
Maak wel eerst even je prullenbak leeg 😉 zonde om de toch al verwijderde items ook nog eens extra te bewaren.
Klassieke Outlook
Met de optie Bestand | Openen | Importeren/exporteren open je een dialoogvenster waarmee je zelf kunt aangeven waarvan je een back-up wilt maken (lees: exporteren naar een bestand).
Je kiest als eerste de optie Naar een bestand exporteren. Vervolgens kies je wát je in de back-up wilt opnemen. Als je het vinkje laat staan bij Inclusief submappen en op je mailadres klikt, krijg je vanzelf alle mappen die aan je mailadres hangen, inclusief de agenda en de contactpersonen.
Om het bestand altijd weer in Outlook te kunnen openen kies je in het volgende venster de optie Outlook-gegevensbestand.
De nieuwe Outlook
In de nieuwe Outlook exporteer je de gegevens direct via Bestand > Openen en exporteren. Klik vervolgens op Aan de slag.
Ook hier geldt dat je de onderliggende mappen meteen kunt meenemen. Bepaal waar je de export wilt opslaan. Je kunt ook een wachtwoord aan het bestand koppelen.
Je kunt Gebruik deze export als terugkerende export activeren. Dit betekent dat Microsoft automatisch periodiek een nieuwe back-up voor je maakt. Handig! Je hoeft dan niet meer elke keer handmatig de stappen te doorlopen.
Succes! Regelmatig een back-up maken voorkomt nare verrassingen.
Vond je deze tip handig?
Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op LinkedIn. Daar schrijf ik vaak ook korte tips. Wil je meer weten of misschien wel een training volgen? Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.