Hoe maak ik een back-up van Outlook?

Je wilt een ander e-mailaccount in gebruik nemen en eigenlijk afstand nemen van het oude account. Maar er staan nog wel waardevolle mailtjes in. Je wilt een back-up.

Of je wilt een back-up maken voor de zekerheid, je weet maar nooit… van je bestanden maak je toch ook regelmatig een back-up?

Eigenlijk begin ik altijd nog een stap eerder.

Waarom wil je een back-up?

Je hebt hier vást al heel goed over nagedacht. Je wilt die mail niet kwijt… Om hoeveel mail gaat het? Wist je dat je mailtjes ook kunt opslaan? Wanneer je dan kiest voor Outlook-berichtindeling (dit is de standaardinstelling) kun je het bericht altijd weer openen met Outlook, maar er ook weer op reageren of doorsturen.

Dit is ook een handig hulpmiddel om sowieso jouw mail te ordenen. Mail hoeft niet altijd in je mailbox bewaard te worden.

Belangrijke bijlagen sla je natuurlijk al op in de daarvoor bestemde mappen. Je kunt mailtjes opslaan in één map of in de map van de betreffende projecten. Die gaan dan altijd met de gewone back-up mee.

Hoe kun je mailtjes opslaan?

Onder Bestand | Opslaan als open je een dialoogvenster. Kies de .msg indeling zodat je makkelijk het mailtje kunt openen in Outlook, beantwoorden of doorsturen.

Een back-up maken

Maak wel eerst even je prullenbak leeg 😉 zonde om de toch al verwijderde items ook nog eens extra te bewaren.

Met de optie Bestand | Openen | Importeren/exporteren open je een dialoogvenster waarmee je zelf kunt aangeven waarvan je een back-up wilt maken (lees: exporteren naar een bestand).

Je kiest als eerste de optie Naar een bestand exporteren. Vervolgens kies je wát je in de back-up wilt opnemen.

Om het bestand altijd weer in Outlook te kunnen openen kies je in het volgende venster de optie Outlook-gegevensbestand.

Vervolgens kun je kiezen wat je wilt exporteren. Door de optie Inclusief submappen aan te vinken worden ook alle mailtjes uit de onderliggende mappen meegenomen in de back-up.

Wil je de back-ups niet overschrijven dan zou je ervoor kunnen kiezen om de bestanden te nummeren.

Tenslotte biedt Outlook jou nog de mogelijkheid een wachtwoord voor het bestand in te stellen.

Succes! Regelmatig een back-up maken voorkomt nare verrassingen.

Vond je deze tip handig?

Wil jij meer weten over het maken van een back-up of Outlook? Je wilt misschien wel een training volgen? Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.

Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op Facebook, Instagram of  LinkedIn! Daar schrijf ik vaak ook korte tips.