Waarom zou ik taken inplannen in Microsoft Outlook?
Wanneer Jens alleen maar dácht aan taken kreeg hij het al benauwd. Hij plande zijn agenda zo in dat hij precies wist wanneer hij wat moest doen. Maar kwam toch iedere keer weer in de knoei met die deadline… Gelukkig vroeg hij mij om raad.
Wat is een taak eigenlijk?
Is een taak hetzelfde als een item in je agenda? Nee dus! Een item in je agenda heeft een vast begin- en eindpunt. Oké, de vergadering kan misschien eens iets uitlopen, maar daar kun je rekening mee houden. Maar een taak die uitloopt? Daar zul je toch iets mee moeten. Wat is een taak eigenlijk?
Dit zegt de welbekende Van Dale:
De Begrippenbank Bedrijfskunde zegt: Het geheel van verrichtingen dat nodig is om een doel te bereiken.
Er staat dus nergens een begin- of eindtijd. Je kunt ook jezelf een taak stellen. Vóór een bepaalde tijd wil je een bepaalde klus geklaard hebben. Maar dat hoeft niet in één keer achter elkaar. Daar kunnen best dagen, weken of zelfs maanden overheen gaan.
Werk dat iemand is opgelegd is nogal vaag. Er staat dan niet bij hoe lang je over dat werk mag doen. De Begrippenbank Bedrijfskunde gaat een stukje verder: om een doel te bereiken. Als dat doel bereikt is, is de taak dus volbracht.
En dát is waar Outlook je perfect mee kan helpen.
Hoe plan je een taak in?
Er is een verschil in versies van Outlook. In de klassieke Outlook (de ‘oude’ Outlook) vind je zowel het symbool voor taken als voor ToDo in het lint. In de nieuwe Outlook staat alleen nog het ToDo symbool in het lint aan de linkerkant.
Is er een verschil tussen ToDo en taken? Ze betekenen allebei hetzelfde en zijn ook voor hetzelfde doel gemaakt. Het voordeel van ToDo is dat je deze overal kunt openen, ook op je telefoon. Daar kun je de app ToDo installeren.
Voor de volledigheid is zowel een screenshot van ToDo opgenomen als van de Taken in de Klassieke Outlook. Het maakt niet uit waar je ToDo opent, het scherm is hetzelfde.
In de klassieke taken kon je nog aangeven hoeveel procent al volbracht was, in de nieuwe ToDo gaat dit niet meer. Door te klikken op het bolletje voor de taak, geef je aan dat hij volbracht is.
Je kunt wel bestanden en notities toevoegen. Je kunt ook een herinnering instellen.
Vond je deze tip handig?
Jens is er nu van overtuigd dat hij beter een taak kan inplannen dan losse tijden in zijn agenda kan blokkeren. Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op LinkedIn. Daar schrijf ik vaak ook korte tips. Wil je meer weten of misschien wel een training volgen? Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.