Wat is het verschil tussen verwijderen en archiveren in Microsoft Outlook?

Arlette houdt van een opgeruimd bureau. En niet alleen haar bureau wil ze netjes houden. Ook als ze haar Microsoft Outlook opent ziet ze het liefst alleen ongeopende mail. Nu hoeven niet alle geopende mailtjes in mappen te worden ingedeeld maar het zou toch wel handig zijn als ze niet haar prullenbak als archiefkast moet gebruiken. Hoe kan ze orde aanbrengen zonder definitief te verwijderen?

Wat is er aan de hand?

De prullenbak is bedoeld voor het verwijderen van items. Of dit nou mailtjes zijn of agenda-items die je niet meer wilt zien omdat de afspraak niet doorgaat. Of die taken die volbracht zijn. De prullenbak is in ieder geval niet bedoeld om als archief te gebruiken. Tenslotte wordt die fysieke prullenbak naast je bureau toch ook met enige regelmaat geleegd? Dat is dus ook de bedoeling van de prullenbak in Outlook. En eenmaal leeggegooid? Dan zijn de items echt niet meer terug te halen. Terwijl items in een archief altijd terug te vinden zijn.

Oplossing!

Naast het aanmaken van verschillende mappen voor bepaalde onderwerpen kun je ook één grote archiefmap maken. Hierin plaats je alle mailtjes die niet direct verwijderd moeten worden (die inhoud kan nog wel eens handig zijn…) maar ook weer niet in één van de andere mappen geplaatst hoeven worden. De archiefmap is dus een verzamelplaats voor allerlei mail. Je kunt er snel in zoeken door op naam of datum te sorteren.
Natuurlijk bestaat de kans dat de archiefmap overvol raakt… Merk je bij jezelf op dat je (bijna) alle mail naar de archiefmap verplaatst? Sorteer dan eens op datum en kijk eens hoe oud die mailtjes zijn? Je hebt ze vást niet gemist.
Het archiveren staat in het vak Verwijderen. Hierin vind je ook andere makkelijke hulpmiddelen.

Met een Gesprek negeren kun je de huidige én toekomstige berichten van een bericht naar de prullenbak verplaatsen. Vooral handig als je het bericht als Cc hebt ontvangen en niet geïnteresseerd bent in alle antwoorden die volgen (mensen hebben de neiging “iedereen” te beantwoorden).

Met de optie Opschonen verwijder je overbodige berichten uit het gesprek. Soms worden eerdere berichten oneindig vaak herhaald bij antwoorden.
Door een bericht te markeren als Ongewenste e-mail voorkom je dat je nog verdere berichten krijgt van deze afzender.

En Arlette? Die gebruikt nu een geordend archief.

Vond je deze tip handig?

Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op LinkedIn of Facebook. Daar schrijf ik vaak ook korte tips. Wil je meer weten of misschien wel een training volgen? Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.