Structureer je bestanden
Hoe wil je organiseren?
Voordat je wilt nadenken over structureren: denk na over hoe je je bestanden noemt. Weet jij over 3 weken nog wat er in Document1 stond? Map2? Laat staan over een maand of zelfs over een jaar. Het structureren begint dus al bij het begin: geef je documenten, spreadsheets en presentaties een duidelijke naam.
Het structureren van je bestanden is niet simpelweg mappen maken en bestanden daarin opslaan. Daarvoor hebben we tegenwoordig echt teveel bestanden. Daarom ga je eerst wat vragen aan jezelf stellen. Tip: als ik dit doe gebruik ik nog steeds een leuk schrift met een potlood of pen.
Je begint met het inventariseren welke bestanden je hebt: werkbestanden, documentatie, afbeeldingen, video... En zijn die afbeeldingen privé (bijvoorbeeld vakantie) of bedoeld om in een project te gebruiken?
Op project indelen
Deze indeling heeft enkele voordelen:
- alle documentatie bij elkaar
- niet zoeken in tig mappen.
Maar er zijn ook nadelen aan verbonden:
- dubbele bestanden mogelijk
- wat doe je met facturen?
Op soort bestand indelen
Spreadsheets, documenten, ...
Het grote voordeel: je weet in welke map je moet zoeken.
Als je veel verschillende bestanden gebruikt heeft deze indeling een nadeel: je vliegt nogal eens heen en weer als je een ander bestand nodig hebt.
Of het voordeel opweegt tegen het nadeel ligt aan jouw eigen voorkeur. Je kunt altijd mappen binnen mappen maken 
Hybride indeling
Je maakt een combinatie van beide: de belangrijkste bestanden zijn per project ingedeeld en in een financiële map houd je bijvoorbeeld het overzicht over alle projecten.
Hoever je dit doorvoert is natuurlijk helemaal aan jou. Wil je ook de afbeeldingen en video's bij het project opslaan? Je hebt dan echt alles van één project (op de financiële afwikkeling na) bij elkaar.
Het nadeel 
het vergt discipline!
Harde schijf of in de Cloud?
Een ding moet je me beloven 😉 sla nooit bestanden op je Bureaublad op. Niet alleen voor de rust op het bureaublad maar de meeste mensen vergeten hiervan een back-up te maken (en nee, dat gaat niet vanzelf).
En waarom noem ik geen USB-stick? Terwijl ik ze bij trainingen ook nog uitdeel, ik gebruik ze zelf alleen voor kort gebruik. Veiligheid voor alles.
Blijven er grofweg 2 opties open: de Harde schijf en de Cloud.
Harde schijf
Neemt een ander de pc of laptop mee (al dan niet met toestemming) of vergeet je zelf je laptop mee te nemen? Helaas, dan heb je geen toegang tot je bestanden. Maak sowieso regelmatig een back-up (en ja, 1x per 2 jaar is ook regelmaat maar die bedoel ik niet).
Natuurlijk versleutel je die laptop én de pc met een wachtwoord, nog mooier als je deze pincode regelmatig wisselt.
De harde schijf kan zowel ingebouwd zijn (pc én laptop) als extern worden aangesloten via een usb-kabel.
Een speciale rol is weggelegd voor de NAS. Deze bestaat vaak uit één of meerdere harde schijven die rechtstreeks op de router zijn aangesloten.
Harde schijf
Cloud computing
De Cloud is een groep van computers, servers, databases, netwerkfuncties, software en intelligentie die via het internet (de 'Cloud') met elkaar zijn verbonden.
Netflix, Gmail, OneDrive, SharePoint en DropBox zijn voorbeelden van werken in de Cloud. Je communiceert via internet.
Cloud computing
OneDrive en SharePoint werken in de Cloud. Je geeft een derde partij (Microsoft in dit geval) toestemming om jouw bestanden versleuteld op hun systemen op te slaan. Zonder wachtwoord heb je geen toegang tot je bestanden. Je kunt wel (bijna) overal jouw bestanden benaderen. Bijna, want er zijn bedrijven die de toegang tot jouw OneDrive kunnen blokkeren.
Bij het werken in de Cloud is het gebruik van twee-traps-verificatie aan te bevelen: het is een extra beveiliging.
Drive? OneDrive? SharePoint? Wat is wat?
Dit is waarschijnlijk wel de meest gestelde vraag als het gaat om het werken in de Cloud. Werk je met Microsoft 365 voor bedrijven? Dan heb je ook toegang tot SharePoint. Dit is de plaats waar collega's bestanden delen.
Wat is nou eigenlijk het verschil tussen Drive en OneDrive? Waarom ze bijna dezelfde naam hebben is mij ook een raadsel. Drive is van Google, OneDrive van Microsoft.
En dan heb je ook nog DropBox. Dit is een vreemde eend in de bijt. Het is een van de grootste onafhankelijke cloud-aanbieders. Pas wel op: je bent zo aan hun maximum limiet en dan moet je (flink) betalen. Krijg je bestanden via DropBox? Sla deze dan niet op in je eigen DropBox maar download ze en verbreek de deling. Dropbox kent geen mail, alleen opslag.
SharePoint
Microsoft voor bedrijven
OneDrive
Microsoft 365
Gratis: 5 GB - Betaald: 1TB
Mail, foto's en bestanden
Drive
Gratis: 15 GB - Betaald tot 10 TB
Mail, foto's en bestanden
DropBox
DropBox
Gratis: 2 GB - Betaald: 3 TB
Gedeelde bestanden tellen mee!
Geen mail mogelijk
