Opslag van je bestanden

Er komen regelmatig vragen over het opslaan van bestanden. Wat is wijsheid? Is het handig om je bestanden op de pc/laptop op te slaan of juist in de Cloud? Wat als je een nas (Networked Attached Storage – opslagmedium welke in het netwerk hangt) gebruikt? Externe harde schijven? Of van USB-sticks houdt?

Een stukje geschiedenis

Van ‘oudsher’ slaan we bestanden op. De Commodore deed dit nog op een tape, even later kregen we de floppy disks. De eerste waren 8” groot, kort daarna kwam de 5¼” uit. Je kon er wel 360 KB op kwijt! Ik kan me nog herinneren dat je ook redelijk voorzichtig met die dingen moest zijn, je vouwde ze makkelijk dubbel als je niet uitkeek. Wat een verademing toen de diskettes kwamen, je kon meteen véél meer opslaan, wel 1,44 MB op een dubbelzijdige. En ze waren van hard plastic, niet zo makkelijk dubbel te vouwen (de prijs was er ook niet naar om het wel uit te proberen).

De cd en de dvd deden hun intrede. Al snel kwamen er ook cd’s en dvd’s die je zelf kon beschrijven. De opslagcapaciteit vloog omhoog. Je kon ongeveer één lp op een cd ‘branden’. Ook de grootte van de bestanden die we maakten vloog omhoog. We stapten over van DOS naar Windows, er was steeds meer ruimte nodig.

De eerste USB-stick verscheen eind 2000 op de markt en je kon wel 8 MB op één stick opslaan. Nu zijn er al sticks van meer dan 1TB (= 1.000.000MB).

Opslagmogelijkheden nu

De floppydisks zijn er nu toch echt wel uit. Je moet goed zoeken om nog een computer te vinden die met floppy’s kan werken (ja, er staat er nog één hier op zolder, alleen gebruik ik de floppy’s niet meer, ik heb ze nog wel). De meeste laptops hebben ook geen cd-speler meer aan boord. Er wordt nog wel gestunt met de grootte van de harde schijf. 256GB is aan de kleine kant, hier gaat men er al duidelijk van uit dat je in de Cloud opslaat. 1 tot 2TB is bijna de standaard.

Verder zijn er natuurlijk talloze externe harde schijven in de aanbieding, liefhebbers van USB-sticks kunnen nog steeds hun hart ophalen aan de vele varianten waarbij een opslagcapaciteit van 8GB toch wel het minimum is. Ook SD-kaarten kunnen op alle laptops vaak worden ingelezen.

Een nas is eigenlijk een simpele pc die in het netwerk hangt. De primaire functie van een nas is het delen van bestanden. Nas-apparaten kunnen één, twee, vier of vijf schijven hebben. Je kunt die schijven onderling laten communiceren (bijvoorbeeld voor back-up). Een nas wordt vooral ingezet als de Cloud niet toereikend is, het is bijvoorbeeld een ideaal apparaat om een film- en muziekcollectie op te slaan.

Is het slim…

• Om je bestanden op de harde schijf van je pc of laptop te bewaren? Zolang hij niet crasht is er niets aan de hand 😉, een goede back-up (dagelijks) geeft meer zekerheid.
• Om je bestanden op een usb-stick te bewaren? Bewaren zou ik niet aanraden, tijdelijke opslag om bijvoorbeeld snel bestanden over te zetten kan absoluut geen kwaad. Ook USB-sticks kunnen goed beveiligd worden. Maar laat hem niet in de trein liggen.
• Om je bestanden op het bureaublad te bewaren? Stel, je werkt in de Cloud maar je vindt het zo handig om de bestanden op je bureaublad te plaatsen. Bij een back-up worden deze bestanden overgeslagen. Bij een crash ben je ook alles kwijt. Aan jou de keus.

Cloud

Is de Cloud iets van de laatste jaren? Eh… nee. Het begin van ‘werken in de Cloud’ is eigenlijk de introductie van de e-mail in 1996. In het begin werd e-mail vooral verstuurd via Outlook (toen al!) en Eudora. Door de introductie van ‘Het Nieuwe Werken’ in 2009 konden bedrijven en organisaties hun medewerkers overal en altijd hun werk laten doen, ongeacht waar ze waren.

Er zijn op dit moment 4 grote spelers op de markt: Microsoft, Google, Dropbox en Apple. Hoewel ik normaal geen Apple-producten behandel zet ik deze nu toch in het niet-professionele overzicht erbij. Dropbox is de vreemde eend in de bijt, het biedt alleen opslag, geen programma’s. Alle aanbieders van Cloud-oplossingen hebben één ding gemeen: bestanden worden versleuteld opgeslagen. Je gegevens zijn veilig. Disclaimer: de prijzen zijn van 2022.

¹   Te delen met 6 familieleden, opslagruimte blijft gelijk.
²   Te delen met 5 anderen is € 10,- p.m. of € 99,- p.j. Ieder krijgt 1TB opslagruimte.
³   Alleen per jaar af te sluiten, maandbetaling niet mogelijk.
⁴   Delen met 6 personen is € 16,99 p.m., opslagruimte blijft gelijk.
⁵   Bij Dropbox moet je minimaal ouder dan 16 jaar zijn als je buiten de VS woont.
⁶   De prijzen voor professionele Apple-abonnementen staan niet openbaar.
⁷    Bij het goedkoopste abonnement zijn de programma’s alleen online beschikbaar.
Vanaf € 10,50 p.m. kun je de desktopversies gebruiken. Iedereen krijgt altijd 1TB opslag.
⁸   Prijzen geldig bij een minimum van 3 personen.

Verstandig?

Ik weet dat ik geen antwoord heb gegeven op de vraag of het verstandig is je bestanden al dan niet in de Cloud op te slaan. Al mijn bestanden staan in de Cloud. Je kunt desgewenst twee-factor-authenticatie toepassen voor nog meer veiligheid. Maar het is toch echt aan jou om de keuze te maken.

Hoe vind je bestanden terug?

Door een logische structuur aan te brengen in jouw mappen. Maar wat is logisch? Als ik in mijn keukenkastje alles wat met bakken te maken heeft (meel, cacao, bakvormen, berkensuiker, honing, …) bij elkaar zet kun jij dat best wel rommelig vinden. Mijn lades zullen ook een andere indeling hebben dan de jouwe. Mijn logica hoeft de jouwe niet te zijn. Toch zijn er wel enkele instellingen die eigenlijk wel voor iedereen handig kunnen zijn.

Zet bijvoorbeeld alle financiële bestanden in één map. Desnoods onderverdeeld in Inkoop, Verkoop, Offertes, Facturen. De hoofdmap noem je Financiën. Zo kun je het altijd terugvinden.

De downloadmap is een tijdelijke map, niet bedoeld om jouw bestanden permanent te bewaren. Ik heb ook niet altijd tijd om deze map meteen op te ruimen. Maar minimaal één keer per week gaat de bezem erdoorheen en wordt alles in de juiste mappen geplaatst. En geef bestanden die gedownload zijn met de naam 9fr4kY234frt een naam die wel omschrijft waar het bestand over gaat.

Vond je deze tip handig?

Ik weet dat het een vrij lang blog is geworden. Wil je meer weten, toch hulp inroepen of misschien wel een training volgen? Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.

Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op Facebook, Instagram of LinkedIn! Daar schrijf ik vaak ook (echt) korte tips.