Opslag van je bestanden
Er komen regelmatig vragen over het opslaan van bestanden. Wat is wijsheid? Is het handig om je bestanden op de pc/laptop op te slaan of juist in de Cloud? Wat als je een nas (Networked Attached Storage – opslagmedium welke in het netwerk hangt) gebruikt? Externe harde schijven? Of van USB-sticks houdt?
Een stukje geschiedenis
Van ‘oudsher’ slaan we bestanden op. De Commodore deed dit nog op een tape, even later kregen we de floppy disks. De eerste waren 8” groot, kort daarna kwam de 5¼” uit. Je kon er wel 360 KB op kwijt! Ik kan me nog herinneren dat je ook redelijk voorzichtig met die dingen moest zijn, je vouwde ze makkelijk dubbel als je niet uitkeek. Wat een verademing toen de diskettes kwamen, je kon meteen véél meer opslaan, wel 1,44 MB op een dubbelzijdige. En ze waren van hard plastic, niet zo makkelijk dubbel te vouwen (de prijs was er ook niet naar om het wel uit te proberen).
De cd en de dvd deden hun intrede. Al snel kwamen er ook cd’s en dvd’s die je zelf kon beschrijven. De opslagcapaciteit vloog omhoog. Je kon ongeveer één lp op een cd ‘branden’. Ook de grootte van de bestanden die we maakten vloog omhoog. We stapten over van DOS naar Windows, er was steeds meer ruimte nodig.
De eerste USB-stick verscheen eind 2000 op de markt en je kon wel 8 MB op één stick opslaan. Nu zijn er al sticks van meer dan 1TB (= 1.000.000 MB).
Opslagmogelijkheden nu
De floppydisks zijn er nu toch echt wel uit. Je moet goed zoeken om nog een computer te vinden die met floppy’s kan werken (ja, er staat er nog één hier op zolder, alleen gebruik ik geen floppy’s meer, ik heb ze nog wel). De meeste laptops hebben ook geen cd-speler meer aan boord. Er wordt nog wel gestunt met de grootte van de harde schijf. 256GB is aan de kleine kant, hier gaat men er al duidelijk van uit dat je in de Cloud opslaat. 1 tot 2TB is bijna de standaard.
Verder zijn er natuurlijk talloze externe harde schijven in de aanbieding, liefhebbers van USB-sticks kunnen nog steeds hun hart ophalen aan de vele varianten waarbij een opslagcapaciteit van 8GB toch wel het minimum is. Maar ook SD-kaarten verdwijnen voor de pc al uit de markt. Met een universele lezer, die je op de USB-poort aansluit, kun je ze nog uitlezen.
Een nas is eigenlijk een simpele pc die in het netwerk hangt. De primaire functie van een nas is het delen van bestanden. Nas-apparaten kunnen één, twee, vier of vijf schijven hebben. Je kunt die schijven onderling laten communiceren (bijvoorbeeld voor back-up). Een nas wordt vooral ingezet als de Cloud niet toereikend is, het is bijvoorbeeld een ideaal apparaat om een film- en muziekcollectie op te slaan.
Is het slim…
- Om je bestanden op de harde schijf van je pc of laptop te bewaren?
Zolang hij niet crasht is er niets aan de hand 😉, een goede back-up (dagelijks) geeft meer zekerheid. - Om je bestanden op een usb-stick te bewaren?
Bewaren zou ik niet aanraden, tijdelijke opslag om bijvoorbeeld snel bestanden over te zetten kan absoluut geen kwaad. Ook USB-sticks kunnen goed beveiligd worden. Maar laat hem niet in de trein liggen… - Om je bestanden op het bureaublad te bewaren?
Stel, je werkt in de Cloud maar je vindt het zo handig om de bestanden op je bureaublad te plaatsen. Bij een back-up worden deze bestanden overgeslagen. Bij een crash ben je ook alles kwijt. Aan jou de keus.
Toch is met de komst van Windows 11 het bureaublad wel aangepast. Het is nu onderdeel van je Microsoft account. Dit kun je zien in de Verkenner. Alles met een vinkje achter de naam is direct beschikbaar op het apparaat. De bestanden met een wolkje zijn opgeslagen in de Cloud.
Maar als je echt op het bureaublad gaat kijken, staan er nog veel meer apps op. Die staan dus lokaal. Nu is het niet zo spannend voor apps, deze zijn geïnstalleerd en het gaat om snelkoppelingen. In mijn geval staan er 2 documenten op het bureaublad die ik regelmatig nodig heb, ook zonder dat ik weet of er internet beschikbaar is.
Cloud
Is de Cloud iets van de laatste jaren? Eh… nee. Het begin van ‘werken in de Cloud’ is eigenlijk de introductie van de e-mail in 1996. In het begin werd e-mail vooral verstuurd via Outlook (toen al!) en Eudora. Door de introductie van ‘Het Nieuwe Werken’ in 2009 konden bedrijven en organisaties hun medewerkers overal en altijd hun werk laten doen, ongeacht waar ze waren.
Er zijn op dit moment 4 grote spelers op de markt: Microsoft, Google, Dropbox en Apple. Hoewel ik normaal geen Apple-producten behandel zet ik deze nu toch in het niet-professionele overzicht erbij. Dropbox is de vreemde eend in de bijt, het biedt alleen opslag, geen programma’s. Alle aanbieders van Cloud-oplossingen hebben één ding gemeen: bestanden worden versleuteld opgeslagen. Je gegevens zijn veilig.
Voor persoonlijk gebruik
Inmiddels heeft Microsoft de prijzen aangepast aan de wens van de klant. Deze prijzen gelden in 2026.
Microsoft 365 Basic: € 2,00 per maand (of € 20,00/jaar). Inclusief 100 GB cloudopslag, web- en mobiele versies van Word, Excel en PowerPoint, en reclamevrije Outlook-e-mail.
Microsoft 365 Personal: € 10,00 per maand (of € 99,00/jaar). Voor 1 persoon. Inclusief premium desktop-apps (voor max. 5 apparaten tegelijk) en 1 TB cloudopslag.
Microsoft 365 Family: € 13,00 per maand (of € 129,00/jaar). Geschikt voor 1 tot 6 personen. Bevat 1 TB opslag per persoon (totaal 6 TB) en alle premium desktop-apps.
Google One Basic (100 GB): € 1,99 per maand (of € 19,99 per jaar). Je kunt deze opslag ook delen met maximaal 5 gezinsleden.
Google One Standard (200 GB): € 2,99 per maand (of € 29,99 per jaar). Deelbaar met maximaal 5 gezinsleden.
Google One Premium (2 TB): € 9,99 per maand (of € 99,99 per jaar). Ook deelbaar met maximaal 5 gezinsleden.
Google AI Pro (2 TB + Gemini Advanced): € 21,99 per maand (geen jaaroptie).
| Aanbieder | Gratis ruimte | Wat krijg je erbij? | Beperking | Nadeel |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft | 5 GB (OneDrive)+ 15 GB (Outlook) | Webversies van Word, Excel en PowerPoint. Realtime samenwerken in je browser. | Geen downloadbare desktop-apps | Als je OneDrive (5 GB) vol is, blokkeert ook je mail. |
| 15 GB | Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Uitstekende integratie met Android. | De 15 GB wordt gedeeld over álles: je Gmail, Google Drive én al je back-ups in Google Foto’s. | Alléén online. | |
| Apple | 5 GB | Automatische back-up voor iPhone/iPad, synchronisatie van notities, foto’s en Mail. Gebruik van Pages, Numbers en Keynote. | Alleen écht handig als je Apple-apparaten hebt. | |
| Dropbox | 2 GB | Zeer snel en betrouwbaar. Werkt perfect op elk besturingssysteem. | Geen kantoorapps. | Als iemand bestanden met je deelt, kost dat jou ruimte. |
| MEGA | 20 GB | Je bestanden worden op jouw apparaat versleuteld voordat ze worden geüpload. | Geen kantoorapps. Als je in korte tijd tientallen gigabytes aan data downloadt, wordt je account tijdelijk op pauze gezet. | Als je je wachtwoord vergeet, ben je écht je data kwijt, want er is geen wachtwoord-vergeten-knop. |
Voor de professional
Er zijn zoveel mogelijkheden voor de professionele gebruiker dat het bijna onmogelijk is om hier een goed overzicht van te maken. Daarbij zijn Apple’s zakelijke tarieven niet openbaar.
Microsoft accepteert het niet als je een persoonlijk account zakelijk gebruikt. Ik heb geen idee hoe ze het ontdekken, maar je kunt je bijvoorbeeld ook niet aanmelden met een zakelijk mailadres voor een persoonlijk account. Ze accepteren wel Gmail en andere gratis mailadressen. Daarbij heeft een zakelijk account meer voordelen dan alleen de terabyte opslag. Je kunt ook de helpdesk gebruiken en gericht vragen stellen.
Als je in Gmail een adres aanmaakt dat sterk lijkt op een zakelijk account, krijg je steevast de vraag of je niet wilt overstappen op Google Workspace, de zakelijke variant.
Verstandig?
Ik weet dat ik geen antwoord heb gegeven op de vraag of het verstandig is je bestanden al dan niet in de Cloud op te slaan. Al mijn bestanden staan in de Cloud. Je kunt desgewenst twee-factor-authenticatie toepassen voor nog meer veiligheid. Maar het is toch echt aan jou om de keuze te maken.
Hoe vind je bestanden terug?
Door een logische structuur aan te brengen in jouw mappen. Maar wat is logisch? Als ik in mijn keukenkastje alles wat met bakken te maken heeft (meel, cacao, bakvormen, berkensuiker, honing, …) bij elkaar zet kun jij dat best wel rommelig vinden. Mijn lades zullen ook een andere indeling hebben dan de jouwe. Mijn logica hoeft de jouwe niet te zijn. Toch zijn er wel enkele instellingen die eigenlijk wel voor iedereen handig zijn.
Mappenstructuur
Zet bijvoorbeeld alle financiële bestanden in één map. Desnoods onderverdeeld in Inkoop, Verkoop, Offertes, Facturen. De hoofdmap noem je Financiën. Zo kun je het altijd terugvinden.
De downloadmap is een tijdelijke map, niet bedoeld om jouw bestanden permanent te bewaren. Ik heb ook niet altijd tijd om deze map meteen op te ruimen. Maar minimaal één keer per week gaat de bezem erdoorheen en wordt alles in de juiste mappen geplaatst. En geef bestanden die gedownload zijn met de naam 9fr4kY234frt een naam die wel omschrijft waar het bestand over gaat.
Vond je deze tip handig?
Ik weet dat het een vrij lang blog is geworden. Wil je meer tips ontvangen? Volg me dan op LinkedIn. Daar schrijf ik vaak ook korte tips. Wil je meer weten of misschien wel een training volgen? Bel 06-125 63 799 of stuur het contactformulier in. Dan bel ik jou.