Makkelijk lijstjes maken in Excel

Stel, je wilt voorkomen dat in een cel verkeerde namen worden ingevuld. Er mag maar uit een beperkt aantal namen gekozen worden. Dan is dé oplossing om met lijstjes te gaan werken.

Tip vooraf: maak lijstjes op een apart werkblad. Dit tabblad noem je Vaste gegevens, bij mij afgekort tot VG.

Als eerste maak je dus de lijst waaruit gekozen kan worden. Als voorbeeld hier de Nederlandse provincies. Selecteer de namen en klik met de rechtermuisknop het snelmenu open. Hier kies je Naam definiëren.

Je opent hiermee een nieuw dialoogvenster waar je de naam van de lijst opgeeft. In dit geval provincies. Zorg ervoor dat de naam altijd duidelijk is. Lijst A weet je nu nog wel te onthouden maar als je over een paar maanden het lijstje elders in je werkmap nog eens wilt gebruiken weet je vast niet meer dat je deze naam bedacht had. Nog handiger is het om de lijst vooraf te laten gaan door de naam zodat je in één oogopslag ziet welke lijsten je hebt gemaakt.

Kies voor het bereik altijd de hele Werkmap en controleer de verwijzing.

Je kunt ook rechtstreeks de naam in het naamvak typen, de lijst kan dan altijd in de hele werkmap gebruikt worden.

De keuzelijst instellen

Nu heb je wel de lijstjes gemaakt maar moet je nog instellen hoe je uit deze lijst kunt kiezen. Daarvoor klik je in de gewenste cel op het tabblad Gegevens in de groep Hulpmiddelen voor gegevens op het icoon voor Gegevensvalidatie.

Je opent nu weer een dialoogvenster. In het vak Toestaan kies je de Lijst. Bij de Bron selecteer je de gewenste lijst. Hiervoor klik je op het pijltje aan de rechterkant, dan klik je op het tabblad VG en selecteer je de gewenste lijst. Je ziet dat je alle cellen hiervoor weer moet selecteren. Je kunt ook =[naamlijst] typen zoals in onderstaand voorbeeld.

Het invoerbericht en de foutmelding laten we voor wat het is, die zijn in dit geval niet belangrijk. Zou de invuller zich niet aan het lijstje houden dan volgt er vanzelf een standaardbericht dat duidelijk genoeg is.

Klik op OK en de cel heeft nu een invoerlijst die je zelf gedefinieerd hebt.

Vond je deze tip handig?

Deze, en nog veel meer tips geef ik tussendoor tijdens een training Excel. Misschien ook iets voor jou?