Eenmalig blog over (on)handige tools

Een uitvloeisel van het webinar van november 2021… welke apps zijn nou eigenlijk echt handig en voor wie? Wat als iemand anders jouw teksten schrijft, heb je dan zelf nog een dure tekstverwerker nodig? Als je niet meer rekent dan wat je zelfs op de rekenmachine van je telefoon kunt oplossen, wil je dan een duur spreadsheetprogramma?

En wat is “duur” eigenlijk? Voor de één is alles wat niet gratis is al meteen duur, een ander legt zonder problemen per maand € 200,- weg voor het gebruik van software. Wat zijn de voordelen (en de nadelen…) van gratis programma’s?

Omdat de meesten toch werken in een Windows-omgeving heb ik me hiertoe beperkt. Ik schrijf dus niets over programma’s die uitsluitend op een Mac of in een Linux-omgeving werken.

Tekstverwerking

Een leven zonder tekst… niet voor te stellen toch? Natuurlijk kun je teksten door anderen van een keurige lay-out laten voorzien, maar de meeste mensen hebben toch wel eens een tekstverwerker nodig.

Er zijn legio mogelijkheden om teksten vorm te geven. Gratis kun je gebruik maken van WordPad (onderdeel van Windows), Word online (Microsoft), Google documenten, Writer (onderdeel van Apache OpenOffice), LibreOffice (wat weer een afsplitsing is van OpenOffice) en FocusWriter. Er zijn nog een aantal kleinere spelers op de vrije markt.

Bekende betaalde tekstverwerkers zijn Word (Microsoft), Google documenten (je mag Google ook gewoon betaald gebruiken) en WordPerfect (ja, het bestaat nog steeds!). Een redelijk onbekende speler is Zoho Writer. Je kunt er zeer rustig mee werken maar ook gemakkelijk teksten mee opmaken.

Wat is het voordeel van betaalde pakketten ten opzichte van de gratis varianten? Meestal zijn dat de mogelijkheden. Zo kan de betaalde Word-versie meer dan zijn online broertje. Bij Google documenten is er niet echt een verschil in mogelijkheden, wel in de totaliteit van opslag.

WordPad, Writer en LibreOffice hebben weer minder mogelijkheden dan Word of Google documenten. WordPerfect is alleen nog in het Engels verkrijgbaar. Focuswriter, de naam zegt het eigenlijk al, laat je puur focussen op het schrijven en opmaak van de tekst is dan ook niet van belang.

Werken met data

Of je een spreadsheetprogramma nu gebruikt om te rekenen, facturen te maken (niet echt aan te raden overigens) of als database, de mogelijkheden lopen bij alle programma’s nogal uiteen. Excel (Microsoft) is zowel online (gratis) als offline (betaald) te gebruiken.

Google spreadsheets is online zowel in betaalde als onbetaalde vorm te gebruiken. Het werkt nét even wat anders maar het heeft ook weer extra mogelijkheden die andere programma’s niet kennen. Zo heeft het eigen formules, gebaseerd op het zoeken met Google. Met GoogleFinance kun je bijvoorbeeld uitrekenen hoeveel yen er in een euro zitten op een bepaalde dag.

Calc (Apache OpenOffice) is gratis te gebruiken en kan Excel lezen én schrijven. Zo heeft ook de afgeleide LibreOffice een spreadsheetgedeelte, ook Calc genoemd. Beide Calc’s hebben slechts 1024 kolommen en 1.048.576 rijen tot hun beschikking (ik weet niet wanneer je die allemaal gebruikt in een normale spreadsheet, dat zijn 1.073.741.824 cellen!). Excel telt 16.384 kolommen en evenzoveel rijen als Calc. Zo heeft Excel dus 16x zoveel cellen als Calc.

ZoHo Sheet heeft ook 1024 kolommen maar “slechts” 65.536 rijen. Nog steeds genoeg ?

Google daarentegen opent standaard met maar 26 kolommen en 1.000 rijen, die je wel kunt uitbreiden. Google heeft een beperking (haha) van 10.000.000 cellen.

Waarom je een spreadsheetprogramma beter niet als facturatietool kunt gebruiken? Je kunt het uitstekend gebruiken om te rekenen maar je maakt een goede factuur op met een combinatie van een tekstverwerkings- en een spreadsheetprogramma. Dan is de lay-out een stukken verfijnder. Of je gebruikt je boekhoudprogramma om facturen te maken.

Samenwerken

Er zijn echt onnoemelijk veel programma’s die je kunt gebruiken om te overleggen. Microsoft Teams, Zoom, Jitsi, Google Meet… Wil je dingen kunnen vastleggen en bijvoorbeeld procedures afspreken dan is Microsoft Teams een mogelijke oplossing. Het is een combinatie van vergadermogelijkheid met verslaglegging. Eerlijk gezegd stottert Jitsi nog al eens.

Wil je alleen afspraken maken en eventueel documenten delen dan kun je denken aan bijvoorbeeld Monday, Trello of Asana. Vaak ligt het ook aan wat de opdrachtgever gebruikt. Zo gebruikt één opdrachtgever Teams, een andere Monday en weer een andere Trello (maak mij gek ?).

Mailen en agenda

Te simpel om over na te denken? Misschien wel niet!

Microsoft biedt natuurlijk Outlook aan: mail, taken en agenda in één app. Op het tabblad Contactpersonen kun je heel veel informatie over relaties opnemen. De mailclient kan met zeer veel soorten mailadressen omgaan.

Google heeft Gmail – de agenda staat in een aparte app. Wel kunnen afspraken die uit mail voortvloeien (bijvoorbeeld overnachtingen of vliegreizen) makkelijk in de agenda worden geplaatst. Taken maak je in de agenda, je kunt deze automatisch van een kleur voorzien. De contacten hebben een summier aantal velden.

Wanneer je zakelijk Gmail wilt gebruiken kun je je eigen mailadres maken (wat dus niet eindigt op gmail.com). Je sluit dan een -betaald- contract af met Google.

Zoho is een mailclient die zowel professioneel als particulier gebruikt wordt. Particulier is hij gratis (mailadres eindigt op zohomail), de zakelijke variant (niet gratis maar zeer betaalbaar) heeft een compleet kantoorpakket.

Thunderbird is een gratis mailclient dat wel toestaat dat je bedrijfsmail importeert. Het grote nadeel van deze mailservice is de beperkte mogelijkheden voor het maken van handtekeningen.

Presenteren

Presenteren doe je bijna continu. Al is het maar dat ene plaatje dat je op social media deelt. Ik zie af en toe “bijzondere” afbeeldingen voorbijkomen. Teksten die over onduidelijke foto’s zijn geplaatst, teksten die gewoon niet leesbaar zijn omdat ze te klein zijn opgeslagen (en te groot worden weergegeven). Vooral bij het gebruik van quotes zijn er vaak missers.

Moet je per se een duur programma gebruiken om scherpe plaatjes te presenteren? Met gratis Canva kom je al héél erg ver. Als je niet overweg kunt met PowerPoint, Google Presentaties of welk ander diaprogramma dan ook, dan raad ik gewoon Canva aan, al dan niet betaald. Ook daarin kun je meerdere slides achter elkaar zetten.

Administratie

Aiiii zo’n onderdeel waar iedereen wel of niet graag zijn tanden in zet, maar we hebben allemaal bijvoorbeeld wel een urenregistratie nodig. Bijna alle boekhoudprogramma’s kennen dit onderdeel wel. Moneybird, e-Boekhouden, Exact, noem maar op. Ik heb zelf met verschillende boekhoudprogramma’s gewerkt, voor een simpele administratie vind ik Moneybird uitstekend voldoen. Maar houd ik daarin ook mijn uren bij? Eh… nee ? ik gebruik Toggl als ik thuis voor een klant werk en Excel voor mijn grotere overzicht.

Er is ook een app, de Urenapp zegt dat hij eenvoudig en automatisch je gewerkte uren bijhoudt. Je stelt een aantal basiszaken in zoals begintijd en de duur van je pauze en je wordt automatisch ingeklokt. Tja, dan zul je net een afspraak bij de tandarts hebben…

Zoals ik al eerder schreef, gebruik Excel niet voor facturen. Het is er gewoon niet voor gemaakt. Alle boekhoudprogramma’s hebben ook een facturatie-deel ingebouwd en natuurlijk kun je bij ieder boekhoudprogramma ook je btw-aangifte regelen.

Zo kun je in e-Boekhouden, behalve je boekhouding doen, ook factureren en offertes uitschrijven, je relatiebeheer, voorraadbeheer en nog veel meer bijhouden.

In DigiBTW of in Rompslomp regel je onder andere je boekhouding, je kunt factureren en offertes uitschrijven, je uren en de kilometers bijhouden.

Moneybird houdt geen kilometers bij, wel desgewenst je uren.

Ik moet toegeven dat Zoho wel het meest uitgebreide administratiepakket heeft. Helaas zijn niet alle onderdelen in het Nederlands.

CRM

Hé hallo, ik heb (nog geen) miljoenenbedrijf! Wat zou ik met een CRM-systeem moeten? Er is zelfs een CRM-wijzer. Je vult enkele gegevens in en je krijgt uiteindelijk een serieuze keuze voorgelegd. Deze bemiddelaar maakt een schifting zodat je niet zelf op zoek hoeft te gaan en niet zelf alle uitzoek hoeft te doen.

Wat doe je met een CRM-systeem? Eén van de meest gebruikte functies is wel het vastleggen van relaties en contacten. Daarnaast kun je in de meeste systemen ook je agenda, e-mail en/of taken bijhouden. Maar dat kon je toch ook al in je mailclient?

Niet alle mailclients bieden een uitgebreide CRM-ondersteuning. Zoho is hierop wel een uitzondering. Je zou bijna denken dat ik een affiliate link voor dit programma had. Ik heb zelfs geen betaald account. Waarom niet? Ik moet toegeven dat het heel erg aanlokkelijk is allemaal, maar op dit moment werkt nog niet één klant professioneel met Zoho. En ik leef van trainingen…

Disclaimer ?

Natuurlijk heb ik niet alle (on)betaalde programma’s genoemd. Zoiets als bomen en een bos, zeg maar liever oerwoud. Ik heb mijn oor te luister gelegd bij klanten en de programma’s die gebruikt werden bekeken en getest. Op dit moment train ik veel in Microsoft Office en werk ik af en toe in Google Workspace.

Ik geef niet graag een oordeel over programma’s. Jij bent eraan gewend, jij werkt ermee. Als het voor jou voldoet is dat prima natuurlijk. Wat heb jij nodig om goed te kunnen werken? Wil je zoveel mogelijk zelf doen of besteed je best veel uit? Een goede tekstverwerker is eigenlijk wel onontbeerlijk. En natuurlijk wil je goed kunnen mailen met de klant, het liefst in huisstijlkleuren. Zorg er altijd voor dat je mailadres niet eindigt op hotmail, live of gmail. Dat is niet professioneel. Iedere domeinnaam heeft de mogelijkheid om één of meerdere mailadressen onder te brengen. Gebruik die ook. Presenteer jezelf professioneel!